På begynnelsen av dette årtusenet jobbet jeg i fem år i Microsoft. Det var fem morsomme og lærerike år, men det var også noen år med ekstremt mye overtidsjobbing. Og mye av det jeg gjorde var lite målbevisst og svært ukritisk fra min side. Det var ikke måte på hvor mye mail som kom inn og måtte besvares. Det var mer regelen enn unntaket at det dukket opp godt over 100 mail som måtte svares på hver eneste dag. Og svare gjorde jeg! Helt til jeg innså hvor mye tid jeg kastet bort på ting som ikke ga resultater.

Hvis du jobber i en organisasjon som Microsoft, hvor det ikke bare er mye intern mail, men også vanvittig mange henvendelser fra samarbeidspartnere og kunder, er det veldig vanskelig å ikke måtte bruke en del av arbeidsdagen på mail. Hvis du gjør det, har min gamle kollega Bjørn Hopland mange gode tips.

Mitt poeng, er imidlertid å forsøke å minimere antallet mail du skriver og mottar. Det skal ærlig innrømmes at jeg selv ikke følger alle rådene til punkt og prikke. Det er vanskelig, men ved å følge dem så ofte du kan, kan du spare deg for mye unødvendig arbeid og spare bedriften din for mye unødvendig svinn i form av ineffektiv bruk av arbeidstid. Finnes det noe enkeltstående verktøy i dagens organisasjoner som stjeler mer tid?

Punkt 1: Trenger du virkelig å sende den mailen?

Ekstremt mange av mailene jeg har mottatt gjennom livet, er ting avsenderen enkelt kunne ha funnet ut av selv. Enten ved å søke på internett, søke på firmaets intranet eller i sin egen innboks. Så før du sender av gårde en mail, still deg selv det kritiske spørsmålet: Kan jeg finne ut av dette selv, uten å kaste bort andres tid?

Hvis du virkelig MÅ sende mailen: Kan det være bedre å ringe eller gå bort til mottakeren og ta en kjapp prat? I stedet for å bruke god tid på å lage en perfekt formulering som ikke skaper rom for misforståelser, kan det være lurt å snakke med mottaker. Mail er et medium som fort gir rom for misforståelser. Spesielt hvis det er følelser eller kritikk involvert. Veldig ofte vil en samtale skape løsninger raskere, med mindre innsats og med høyere kvalitet.

Punkt 2: Trenger du virkelig å sende den til så mange?

Mye mail går unødvendig til mange mottakere, og hver eneste mottaker som svarer (vanligvis ikke så mange) svarer også til alle. På den måten klarer man å fylle unødvendig mange personer mailboks med informasjon de ikke ønsker. Min erfaring er også at jo flere personer du sender mailen til, jo mindre er oddsen for at noen gidder å svare. De regner med at en av de andre på listen tar ansvar eller kan tema bedre.

Punkt 3: Har du spurt om alt du lurer på?

Jeg har ikke tall på hvor mange endeløse mailstrenger som har begynt med ett enkelt spørsmål. Men så viser det seg at det ikke er alt vedkommende lurer på. Og Mail Ping Pongen er i gang. Skal du først sende en mail, er det lurt å prøve å formulere seg slik at du får svar på alt du lurer på. Hvis det er nødvendig med en mailstreng for å nlste seg frem til svaret, burde du heller ha snakket med den du har mailet med.

Punkt 4: Trenger du virkelig å svare på denne mailen?

De aller fleste vil høflig og ukritisk svare på all mail de får. Helst så fort som mulig. Jeg gjorde selv dette i mange år, og fremdeles kan jeg holde på slik. Men mest i situasjoner hvor jeg allerede sitter foran mailen, eller har lite annet å holde på med. Men mest av alt er det fordi jeg ikke får så mange mail lenger.

Som jeg nevnte i Punkt 1, er det mange som ukritisk sender ut mail om ting som de enkelt kunne klart å finne svar på ved å søke litt. Det er selvfølgelig ikke feil å svare, men hvis du bare lar være, finner de som regel ut av det selv. Har du mye annet å holde på med, er det mange mail du kan la ligge. Hvis de ikke finner ut av det selv, kommer de helt sikkert tilbake til deg. Og hvis de klarer å finne ut av det selv? Vel, kanskje de heller søker enn å sende mail neste gang?

Punkt 5: Må du svare på mailen med en mail?

Det har gått en slags automatikk i at man svarer på en mail med en ny mail. Og ofte blir den mailen også besvart med en ny mail. Og så har vi det gående. Som tidligere nevnt er mail er et farlig medium. Det er vanskelig å tolke humor, ironi og følelser. Man blir lett misforstått og man misforstår selv lett hva andre mener. Med et slikt minefelt i bakhodet: Hva med å heller snakke med vedkommende? Enten ansikt til ansikt eller over telefon? En fem minutters samtale kan erstatte en halvtime med mail, men med betydelig høyere kvalitet. Og når man først snakker, er det så lett å spørre litt om hvordan det går. Og ikke bare får vedkommende svar, men man har også bygget en bittelitt bedre relasjon.

Fremover kommer jeg til å forsøke å så ofte jeg kan erstatte mail med å plukke opp telefonen og ringe. Det gjør livet både enklere og hyggeligere. Men jeg kommer nok ikke til å gå så langt som en gammel studiekompis. Han svarte til og med på SMS med å ringe. Men etter å ha sagt det han ønsket, la han bare på. Og ventet på en ny SMS….

Mens jeg skrev dette, postet min kompis og kollega Tom Erik om hva du kan gjøre for å få en mindre stresset hverdag. Det innlegget finner du her: http://frytom.org/2016/03/25/en-mindre-masete-hverdag-noen-enkle-hverdagslige-grep/

Kategorier:Organisasjon

Tagged as: mail

kljostad